Hvem der åbner den
De firmaer, der leverer til jer, og den person hos hver af dem, der skal vide, hvad I har bestilt, og om I har betalt. Hver leverandør ser kun sine egne ordrer, og det er netop derfor, det her ikke bare kan være en delt mappe.
Hvad de ser
Åbne ordrer og hvad der er modtaget på dem. Følgesedler og dokumentation. Afregning: hvad der er godkendt, hvad der er betalt, og hvad der holdes tilbage og hvorfor. Den kontrakt eller rammeaftale, der styrer det hele.
Hvor det kommer fra
Fra jeres ERP eller økonomisystem, og fra dér hvor jeres aftaler ligger. Leverandøren læser jeres egen registrering af samarbejdet frem for sin egen, og det er præcis dét, der fjerner diskussionen.
Hvad det sparer jer for
Det meste af hvornår-får-vi-penge-mailen, og den udgave af den, der kommer på telefonen fredag eftermiddag. Det sparer også bogholderiet for at sende skærmbilleder videre fra et system, leverandøren aldrig får adgang til.
Hvad den ikke er
- Ikke en markedsplads. Den lægger sig ikke mellem jer og dem, I køber af.
- Ikke et indkøbssystem. Ordrer lægges dér, hvor de lægges i dag.
- Ikke et sted mere at vedligeholde. Den viser det, jeres eget system allerede siger, og gemmer intet af det.